Zwei Standorte eines Unternehmens wurden zusammengelegt. Innerhalb eines halben Jahres musste eine komplette Unternehmensinfrastruktur umziehen. Als sich der Umzugstermin näherte, war die Zahl der kleinen, zusätzlichen Umzugsprojekte stark und schnell gestiegen. Mitarbeiter und Führungskräfte wussten scheinbar was zu tun ist, es fehlte jedoch eine zentrale Kontroll- und Steuerungsinstanz. Stattdessen versuchte man durch kontinuierliches „Firefighting“ immer dort mit dem „Wassereimer“ zur Stelle sein, wo das Feuer gerade am „stärksten“ loderte. Man hatte von Anfang nicht genügend bedacht, Verantwortungen zu delegieren – der Brandschutz wurde stiefmütterlich behandelt. Effizienz ging vor Effektivität (Glossar)

Der Umzugstermin schien gefährdet.

Ich wurde um Hilfe gebeten.

Wir haben uns 3 Tage in die Berge zurückgezogen. Arbeitsauftrag lautete: Für jedes der ca 30 Teilprojekte einen detaillierten Steckbrief schreiben und dafür einen eindeutig zuständigen Kümmerer festlegen. Die Aufgabe des Kümmerers war es,  das Projekt detailliert zu beschreiben unter Beantwortung der Fragen: Was genau muss gemacht werden? Wie soll es erledigt werden? Wer ist involviert und unterstützt die Aufgabe? Wie viel Ressourcen müssen bereitgestellt werden? Wo finden die Aktivitäten statt? Wann ist das Projekt terminiert?

Durch die transparente Delegation In einzelnen Arbeitsgruppen wurden die Teilprojekte abgeglichen und, wenn nötig, wurden Zuständigkeiten und Arbeiten anders verteilt (transparent für jeden erkennbar). Die Ergebnisse wurden in einer RACI Liste (Glossar, Steuerungstabelle) eingetragen. In täglichen Stand-Up Meetings (Dauer 10 Minuten) wurde die Liste aktualisiert. Der geplante Umzugstermin konnte gehalten werden.

Die tägliche Brandbekämpfung (wo ist wieder etwas schiefgegangen? Was passt wieder nicht wie geplant? etc..) wurde durch pro-aktiven Brandschutz (was steht heute an?, wie weit sind wir?, ist für nächste Woche alles bereit?) ersetzt.

Extra Aufwand:

3 Workshoptage für 12 Mitarbeiter

Gesparter Aufwand:

geschätzte 3 Monate verursacht durch den drohenden Verzug

Angewandtes Vorgehen und Methoden

• Bausteine: Beratung, Coaching, Training, Worlshop
• Projektmanagement
• Projekt – Steckbriefe
• Workshop
• RACI
• Delegation
• Auslastungssteuerung
• Monitoring & Control
• Team Building