Agiles Krisen Management

Agil in die Digitale Transformation mit der richtigen Weichenstellung von Peopleware Wendelgass

Wir erleben zurzeit, wie unterschiedlich die Staaten auf die aktuelle Krise reagieren.

Es scheint keine optimale Lösung zu geben. Aber es gibt ausgewogene und weniger ausgewogene Lösungen. Gut sind abgestimmte Lösungen, die alle Interessengruppen berücksichtigen.  

Abstimmen heißt, sich mit allen Beteiligten und gegebenenfalls externe Experten zusammenzusetzen, um anstehende Fragen zu erörtern, unterschiedliche Lösungen zu finden und sich für die beste zu entscheiden. Dafür ist Idealerweise ein Krisenstab verantwortlich.

Der Krisenstab gleicht oft einer Projektorganisation oder einer Stabsstelle, das heißt im Allgemeinen sind seine Befugnisse nicht durch die vertikale Hierarchie vordefiniert. Daher ist die Klärung seiner Zuständigkeiten, Verantwortungen und Befugnisse (z.B.: Entscheidungsbefugnis, Informationsbefugnis, Weisungsbefugnis) zu Beginn seiner Tätigkeit besonders wichtig.

Der Krisenstab definiert auch Prioritäten sowie Kriterien nach denen eine Lösung als gut oder schlecht gelten soll: z.B.:

  • Menschenleben vor materiellen Werten,
  • Fertigung wichtiger als Dokumentation
  • Keykunde XY wichtiger als andere Kunden
  • Funktionierende IT ist überlebenswichtig
  • F&E konzentriert sich auf AB

Der Krisenstab übernimmt quasi das „operative Krisengeschäft“ und entlastet so den Rest des Unternehmens. Dieser Rest ist über definierte Ansprechpartner eng mit dem Krisenstab verbunden. Sofern vom Krisenstab und seinen Ansprechpartnern nicht anders instruiert, folgt der „Rest“ erst einmal den Standard Prozessen des Unternehmens. Der Krisenstab stellt nun vor allem sicher, dass koordiniert gehandelt und kommuniziert wird, um Verunsicherung innerhalb und außerhalb der Organisation zu vermeiden. Er vermeidet durch seine abgestimmten Maßnahmen negative Seiteneffekte und verhindert ein Kommunikationswirrwarr.

Operatives Krisenmanagement, Ausfallsicherheit & Kommunikation

Zum operationellen Krisengeschäft gehört unter anderem:

  • Definition der Kernprozesse (Lebens- und Arbeitsbereiche), die unbedingt geschützt werden müssen
  • Interne Stakeholderanalyse: Wer innerhalb der Organisation ist betroffen, was ist zu tun?
  • Externe Stakeholderanalyse:  Wer ist außerhalb der Organisation betroffen (Kunden, Lieferanten, Behörden), Networking erweitern.
  • Anpassen der Prozesse während der Krise inklusive Krisen-Training (Umgang mit der Krise)
  • Zusätzliche Beschaffungen (für die Krise) einplanen  
  • Kontinuierliches Monitoring der Krisenfolgen (Menschen, Technik, Controlling)
  • Erstellen von Lessons Learned und Anpassen des Krisenplans
  • Übergang zur Normalität

Als Anhänger agilen Vorgehens empfehle ich, dass sich der Krisenstab regelmäßig (d.h täglich oder wöchentlich, je nach Typ und Status der Krise) zum täglichen 15-minütigen Statusmeeting ( Daily Crisis SCRUM ) trifft. Einzige Tagesordnungspunkte des Meetings sind:

  • Welche neuen Erkenntnisse gibt es? (Gestern)
  • Was passiert heute?
  • Was muss entschieden werden?

Auf diese Weise nähern wir uns schrittweise wieder einem ausfallsicheren Betrieb .

Durch die ritualisierten Stand-Up Meetings sind alle Mitglieder des Teams immer auf gleichem Stand. Größere Probleme werden nicht im Meeting selbst besprochen, sondern in einem separaten Treffen, in dem alle wirklich benötigten Experten und Ansprechpartner zugegen sind. Nur so bleibt das Daily Crisis SCRUM kurz und effizient und der Rest des Unternehmens eingebunden. 

Soweit eine Kurzbeschreibung der Vorgehensweise.

Haben Sie Fragen? Benötigen Sie Unterstützung? Ich helfe Ihnen gern!

Diese helfen sowohl bei der Zusammenstellung des Krisenstabs als auch bei der Bewältigung der Krise.

  • Sie bauen auf 30 Erfahrungsjahre, in denen ich viele unternehmensinternen Krisen als Mitarbeiter, als verantwortlicher Projektleiter und als Führungskraft erlebt habe.
  • Sie bauen auf einen erfahrenen Berater und Teamcoach, der gemeinsam mit den Beteiligten an der Umsetzung mitarbeitet.
  • Sie bauen auf meinen Werkzeugkoffer, gefüllt mit standardisierten und hilfreichen Methoden und Ritualen.
  • Sie bauen auf eine Checkliste von über 250 Fragen, die sicherstellt, dass sie kein wichtiges Thema auslassen.

Ich kann Sie unterstützen bei der Definition der notwendigen Standard Rollen inklusive der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Wir etablieren standardisierte Kommunikationsprozesse. Wir finden optimale Maßnahmen und setzen diese um. Für die Zeit nach der Krise führen wir gemeinsam mit der Belegschaft Standard Lessons Learned durch, um ihre Krisenpläne gegebenenfalls anzupassen und zu dokumentieren, denn nach der Krise ist vor der Krise.

Ich unterstütze Sie gern!

Kommen Sie gut durch die Krise und bleiben Sie gesund

Mit besten Grüßen

Arthur Wendelgaß